人與人之間的溝通都各有其目的及對象，但溝通的代表往往不是對象本人。比方說台灣的阿扁總統，想要與中國的江澤民總理討論有關一個中國的議題，真正出面溝通的人卻是辜振甫與汪道涵，故溝通多少會失真，糟糕的話更會失控。所以參與溝通的各方代表如何將想要傳達的目的及需求，完整的傳給對方，是良好的溝通要件之一。物理的熱傳導、能量轉換、或通信不也是如此？
　　以下是辦公室常見的溝通不良現象及可能原因：
1. 召開會議的人，不確定要請誰開會，只好請所有相關的人都出席。
（目的不明）
2. 出席會議的代表，莫名其妙被派出席。
（溝通代表找錯人，主管不關心）
3. 本來要開的會，中途被打岔，變成另一個會。
（目的不清或未堅持）
4. 召開會議的人，只想到自己的利益，沒有考慮到其他出席代表的需求，會議不歡而散。
（這叫演講，不叫會議）
5. 礙於同事情誼，可能傷人但對公司有利的真心話，都只在當事人不在的場合廣為流傳。
（這叫牢騷，不叫溝通）
6. 有幸溝通雙方願意面對面坐下來，討論一些重要且敏感的問題時，往往顧左右而言他，不然就是雙方開口了，最後卻以怒目相向收場。
（不敢正視問題或失控）
7. 看到上司、屬下或同仁屢次出錯，卻敢怒不敢言，對方還怪你這麼容易生氣。
（根本沒溝通）
8. 你也罵了，你也教了，該講的都已講了，對方還是依然故我。
（該換一種溝通方式了）
9. 想解雇不適任的部屬，自己不敢出面煩請人事部門代勞。
（不敢勇於負責，隨便派替死代表）
　　   因此，良好溝通的條件如下：
1. 各方都瞭解彼此溝通的目的及需求。
2. 各方都迫切認同溝通有其必要性。
3. 溝通的代表、場合、時機、方式要適當，否則容易失真甚至失控。