資訊時代，使用電腦處理文件及工作業務，已成為現今最普遍的資料處理形態，數位文件讓文件的處理變得更簡單，但簡單方便的同時，坐在你電腦前的任何其他人，可能只需點幾下滑鼠就可以偷偷竊走您的重要檔案文件～

而您電腦裏的私人文件、重要檔案作了保護嗎？您是否想過這些檔案文件可能遭人窺視、竊取或篡改，您知道如何保護您的機密檔案文件嗎…

檔案文件的威脅

電腦裏，個人檔案文件可被他人任意開啟讀取，會讓您的隱私處於毫無保護的狀態；公司業務文件沒有安全防護，可能讓客戶資料、財務記錄或產品機密等重要資料洩漏，造成企業不可預期的損失災害。因此，當您會將契約或銀行支票等紙本文件鎖在保險櫃，預防遭竊造成嚴重損失時，對於數位文件，是否也應該考量遭人窺視、竊取或篡改等風險，數位文件的遭人盜拷甚至可能不留下任何線索痕跡，以致無法及時報請警方處理或作相關應變，所造成之影響可能是攸關企業生存的嚴重損害

關於檔案保護

使用電腦處理文件資料，必須要有正確的檔案安全管理概念，特別是防範他人是否可隨意開啟你的檔案文件，而對於檔案文件的安全管理，可由隱密性、完整性及可存取性等方面來考量保護。

例如，加強資料隱密性的保護，讓第三者無法開啟檔案或只能讀到亂碼，而看不到檔案內容；保障資料的完整性，讓第三者只能讀取而不可更改；限制檔案的使用者存取權限，依業務需求指定不同使用者各種存取權限，有的使用者允許具有完整存取權限，有的使用者只能讀取而不能對檔案作任何異動，而規範之外的使用者不但無法修改，連讀取檔案都不允許，這樣的作法可以保護檔案在網路上分享使用時，只讓正確的使用者作讀取和異動，而不是任何人都可以私自開啟或修改。

以下這些策略，可幫忙維持檔案文件的隱密性、完整性及可存取性安全

使用密碼保護

為了保護檔案隱密性不被第三者任意開啟窺視，可以設定檔案文件的開啟密碼。譬如Microsoft Office 2003建立的文件WORD、EXCEL及POWERPOINT，都可以使用這種功能。設定檔案「保護密碼」之操作步驟為點選功能表中的「工具」，選擇「選項」，然後選擇「安全性」標籤，在「保護密碼」項目中輸入密碼，完成保護密碼設定後便必須正確輸入密碼才可開啟檔案。

如果為了保持檔案完整性不被蓄意修改或不小心異動，可以為檔案設定防寫密碼。操作步驟同上，差異只在輸入的項目為「防寫密碼」，設定防寫密碼後若操作者沒有正確輸入密碼，則文件便只能以「唯讀」形態開啟。

將文件檔案加密

除了為文件檔案設定開啟密碼，加密是另一種保護檔案不被任意第三者開啟的方法，特別是在筆記型電腦失竊時可以確實保護檔案內容，加密技術可讓資料無法被開啟，除非竊賊的電腦上有同樣一組解密金鑰。

Windows XP Professional內含的檔案加密系統（EFS），即為上述功能，可將個別檔案及整個資料夾內的檔案作加密，只有將文件檔案加密的使用者才可以開啟該檔案。

設定檔案使用權限

如果文件檔案需要分享給公司同事或其他人，那麼就必須針對不同使用者限制檢閱或更改文件的權限。Windows 2000以上作業系統提供NTFS檔案系統，可設定何種使用者和群組能夠存取檔案及資料夾，對於不同的使用者，應給予不同的檔案權限。

NTFS對於檔案的使用權限分成︰
一、讀取︰即讀取檔案。
二、寫入︰可重寫檔案。
三、讀取及執行︰可讀取檔案及執行應用程式。
四、修改︰可修改和刪除檔案，並有寫入、讀取與執行權限；
五、完全控制︰可更改權限及擁有其它NTFS的權限。

結語

機密資料文件常是攸關企業命脈的重要資訊資產，必須有完善的保護措施，公司的報告、報表、機密文件或關鍵資料的外洩，都可能造成企業鉅大的經濟與信譽損害，所以檔案安全管理保護尤其重要。也惟有認知檔案安全管理及正確地保護您電腦中的機密檔案文件，才能確保重要檔案和個人文件資料的安全。