設定賞味期限資料該丟則丟－資料整理力

文 / 蕭志強

　　想要提升自己的資訊吸收能力，首先要學會如何有效整理、篩選大量的資料。而資料整理的不二法門，就是設定「賞味期限」，資料該丟則丟，如此才能強迫自己非得消化或記起來不可，將手邊資料數量壓到最低。

　　十幾年前ＩＴ（資訊科技）機器開始流行時，許多人預測，有了電腦與網路這樣方便的工具，紙張大概會被取代。但事實證明並非如此，有了電腦之後，辦公室使用的紙張不減反增。原因是，資訊流通速度加快，即使有些原本必須列印或印刷的資料被網路取代，最後需要印出來大家看的資料與文件，反而愈來愈多。面對資訊氾濫的時代，資料文件堆滿辦公桌的上班族，如何有效整理，才能避免混亂、提高工作效率？

．所有資料都統一成A4尺寸

　　整理資料，最重要就是尺寸必須統一。尺寸不一，資料夾的收藏與分類工作，就會產生許多困難。

　　以日本超人氣作家中谷彰宏為例，他把所有檔案夾都做成A4尺寸。若取得的資料為B4尺寸，就縮小到A4，才放進資料夾。如果覺得麻煩省了這個步驟，等資料累積一多，就會發現B4的部分很難擺、而且很容易找不到。

　　同理，A3尺寸的資料，應對半裁成兩張A4。不可懶惰，對折就放進資料夾。

　　當然，報紙剪報也都統一成A4規格。早期市面上販售的剪貼簿，尺寸都比B4大得多，這其實是不對的作法，原因是量一多就很難整理。

　　舉個例子，台灣公認最會處理資料的李敖，就是採取類似作法。他在「李敖大哥大」等節目展示的資料，幾乎都是A4大小尺寸。

．新聞剪報不必立刻整理

　　有剪報習慣的人都有共同經驗，就是許多報導或文章都想剪下來保存，但其中可能有些其實沒有收藏價值，等過幾天再回頭看，就會想把它丟掉。所以，剪報可以每天做，但不一定要當天就把剪下的報紙全部貼到A4紙張上面。

　　也就是，不妨累積一、二個禮拜，把剪下來的報紙重新過目一次，真的經得起「時間考驗」的，才進行黏貼、放進資料夾。

　　使用這樣的方法你會發現，第一瞬間剪下的報紙，經過「時間」淘汰，大部分都變成沒有價值的廢紙。剪報必須「重質不重量」，否則氾濫成災，當所收藏的資料變成無法掌控的巨獸時，一切就差不多等於白工了。

．資料不要一開始就細部分類

　　資料收集一多，就會發現原先的分類不恰當或者不夠用。因此，應避免一拿到資料就分類、入夾，否則事後要重新歸類，會很麻煩。反之，資料先累積一些再進行歸類，尚未入檔的資料本身，彼此的類似性或差異性就會呈現出來，如此便可避免單一資料入檔時不知如何歸類的困擾。

　　剛開始整理資料的人，分類不可太細，可先抓幾個大方向，日後資料愈來愈多時再進一步細分。

　　如果出現新資料無法歸類的狀況，不妨另外準備一個「未整理區」，把尚無「歸屬」的資料放在這裡。

．不知道該丟還是該留的資料，就乾脆丟掉

　　不只剪報資料，各種資訊情報要發揮用途才有價值，放著只會腐爛。因此，所有資料都要設定「賞味期限」，過期能丟就丟。沒有養成丟資料習慣或者不會丟的人，資料愈積愈多，到最後「紙滿為患」，就很難收拾了。

　　一般人都有個觀念，認為資料「說不定哪天可以派上用場」，所以「能留著就留著」，以免真的要用時找不到。但這是錯誤作法。資料原本就應該「丟掉」。唯有設定這樣的前提，你才會加強判斷資料、整理分類的能力。

　　收藏資料必須有「原則」。沒有原則來者不拒，如此收藏的資料一點價值也沒有。

　　至於「丟資料」的方法，被稱為「台灣文化奇蹟」的名政論家、文學評論家南方朔（《新新聞》雜誌發行人兼總主筆）的作法相當值得仿效，南方朔和李敖並列為台灣最擅長整理資料者，每個月都有許多各種文類的文章問世。而南方朔習慣寫完文章之後，把該文章撰寫時參考的資料丟掉。這就像把一大堆小鈔換成千元大鈔，完全發揮「以簡統繁」的功效。

　　南方朔甚至有時為了消化、丟掉收藏的一大堆資料，而特別去寫文章。等文章寫好，眼前成堆的資料就可清走，減少書架負擔。

．書桌沒辦法保持乾淨的人，不可能把事情做好

　　電腦網路發達的今天，每個人都能簡單地蒐集一大堆資料，因此，要知道一個人能力高低，得看他會不會整理資料。

　　而這也不一定要進入他的書房，仔細檢查其收藏的資料是否分類完整、條目井然，特別是辦公桌（或書桌）是否隨時保持整理乾淨，就可了解大概。

　　如果桌面永遠堆著一大堆未處理資料，想找又不知道放在哪裡，不待言，這樣的人資料整理能力「奇差無比」。

．尋找或閱讀舊資料時，應同時進行整理工作

　　有時必須查閱整理過的資料，記得提醒自己，這是重新整理資料的大好機會。也就是，除非很趕，否則應當撥出一點時間，重新思考該資料原先的分類恰不恰當、以及有沒有保存價值的問題。而尋找舊資料時，若發現已無價值的資料，應立刻加以清除。

．想不起對方長相的名片，不妨丟掉

　　想不起對方長相的名片，即使保管再久，恐怕也沒有使用的機會。這樣名片收藏太多，反而會增加想用名片時尋找的困難度。記得，「名片能丟就丟」；堅持這項原則的人，通常也會提醒自己：拿到名片時，應想辦法記住對方長相。

．認真閱讀摘要與筆記，要有讀過就丟的心理準備

　　最好養成習慣，閱讀資料與摘要時，要有「破釜沉舟」的決心。也就是告訴自己：這次讀完資料就要丟掉，非消化或記起來不可。若能養成這樣的習慣，手邊的資料數量就會壓到最低。擅長整理資料的人都是這麼做的。

．雜誌分三階段閱讀，而且一面讀一面丟

　　有「雜食」習慣的讀書家，通常手邊會有許多雜誌。但雜誌不可能每篇都仔細閱讀，所以必須作分類。最好分成「非現在讀不可」、「過幾天再讀」以及「不讀無妨」三部分。前者當然得打鐵趁熱立刻閱讀。第二種「過幾天再讀」的，剪下用釘書機釘起來。第三種「不讀無妨」的，很簡單，就是「丟掉」。如此一來，房間裡就不會堆滿雜誌了。