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[转贴] 主管别瞎忙
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根据研究指出,只有一○%的管理者能坚定地完成重要的目标,其余九○%总是一再受到旁鹜干扰、心中充满不安全感、或是心不在焉,就是没办法发挥意志力,所以该做的事都做不到。
本书作者指出,工作量太大、预算太紧、老板不太支持等问题虽然是造成管理无效的原因,但问题最主要出在管理者的处理态度。最有效率的管理者会成功,是因为他们能透过活力及专注力的有效结合,发挥个人意志力。意志力帮助管理者,即使面对常见的障碍、挫败及分神等问题,也能坚持到底,完成目标。
从过去、现在、到未来,管理始终都是一种完成事情的艺术。要把事情完成,经理人必须行动,也要驱动他人合力运作。但是认知与行动之间其实有很大的差距,很少有经理人能跨越这条鸿沟,付诸行动。
管理者该怎么做,才能在工作上做到目标导向,完成管理的使命?领导人又该如何改变组织,才能让自己与其他人更自主行动,塑造公司成为「行动派」公司?
目标导向的行动是一种专注的行为,有自觉、目的,取决于个人完成目标的决策,要发挥自律抵抗外在的诱惑、克服困难,碰到意外的挫败也要坚持到底。换句话说,目标导向行动和冲动行事不一样,不是一时兴起,而是经过思考、分析及规划。
可惜的是,管理者的一般工作特别容易影响他们的专注力。也难怪作者十年来研究许多企业后得到一个令人费解的结论:大部份的管理者都没有做到目标导向行动。如果大部份管理者都不是目标导向,那他们到底在做些什么?依据管理者的活力及专注程度的不同,可归纳出四种管理者模式:
四种管理者模式一、急躁型:活力高、专注力低。有四○%的管理者每天被各种琐事干扰,他们活力旺盛,却无法专注做事,一副急躁、拚命、匆忙的样子。二、推拖型:活力差、专注力低。三○%的管理者因为缺乏活力及专注力,一再拖延一些对公司真正重要的事,他们常常缺乏安全感、害怕失败。三、事不关己型:活力差、专注力高。二○%的管理者对工作不够投入或觉得事不关己,虽然做事专注,但缺乏活力,常常看起来疏离、紧绷、兴趣缺缺的样子。四、目标导向型:活力高、专注力高。只有一○%的管理者真的把事情做完,他们做起事来非常专注、充满活力,在紊乱中仍旧深思熟虑,保持冷静。为什么有些经理人精力充沛、心念专一,其他人做起事来却拖拖拉拉、事不关己,或是耗费心力瞎忙一通?目标导向的管理者和这些人的差别何在?大多数的领导者会把差异归结到他们是否受到动机的激励。动机或许足以帮助经理人完成例行公事,但经理人的工作并不是只有这些。
他们的工作通常很复杂,需要创意及创新,要努力完成多项互斥的目标,有些任务还需要长期持续投入。当目标愈高、不确定性愈大、阻力愈强时,愈能凸显动机效用的局限。在困境下还能完成工作,持续展现目标导向行动的经理人,仰赖的是另一种不同的动力:意志力。
意志力,亦即精力充沛、心念专一背后的动力,比动机更具效果,能让经理人克服障碍,面对挫折仍能坚持到底。
意志力行动四阶段人的意念在转化成深度的自我投入前,必须跨越某个门槛。动机与意志力不同:动机是跨越门槛前的渴望状态,意志力则是跨越门槛后将动机转化成坚决意志力的状态。从「动机」到「意志力」,经理人必须经过决定性的转变才能投入。能发挥意志力的经理人,通常已做好破釜沈舟的准备。意志力支配目标导向型管理者的两大特质:活力与专注力,也是瞎忙一通的经理人,以及从推拖、事不关己或是急躁型蜕变成行动不懈的经理人之间最大的差异。
为达目标所需经历的过程可分为四阶段:一、建构意念:找出你想达成的目标,必须是一个打从内心就吸引你的想法,在过程之初,你的意念可能还是很模糊,但是最终一定会有一个确切想达到的想法,你必须好好揣摹想像一番。二、为意念无条件投入:决定全心全意为目标努力。在这当下,你基于一连串事件或是某关键事件而开始背负起实践意念的职责时,就做到了破釜沉舟。为了达成目标,你会自行排解相关的冲突及疑虑,相信自己可以完全投入这个理念。三、守住意念:首先,想办法管理好周遭的环境,摆脱旁鹜的干扰,专一心志;第二,利用工具,例如用想像力掌控思绪,让你可以专注在目标上,保持自信;第三,好好处理情绪的创伤,想办法挑起正面的情绪(想像力仍是关键),维持正向能量。四、摆脱意念:要做到这一点,你必须一开始就设好终止规范。例如:决定好你如何认定自己已达到目标,或者当目标不可行时,你要知道何时该转移重点,然后一定要遵守这些规范。
克服三种无为陷阱我们在一些蹉跎光阴、无法努力不懈的管理者身上常看到三种无为陷阱:第一个陷阱是排山倒海而来的需求;第二个陷阱是难忍的限制;第三个无为陷阱是未曾尝试的选择。
克服这三种无为陷阱的方法有:经理人必须是行动者,因此,经理人的领导角色不是去激励别人做什么(但许多经理人都这么想),而是从旁协助别人做到目标导向的行动。领导人如何灌输意志力到他人身上,最后并塑造出一个持续行动不懈的公司呢?经理人一旦变成目标导向的行动者,就必须在组织内营造出支持目标导向行动的环境。为此,领导人可以肩负起两大任务:其一就是要克服成立一家目标导向行动公司会碰上的一切挑战;其二就是要让意志力及个人职责观念融入公司的文化中。人是驱动公司的动力,左右公司的绩效。意志力的累积是一个很个人、甚至是很私密的一种过程,是人类行为中一股很强大的内力,领导人可以用以下六种策略来帮助经理人激发这股力量,并发挥意志力,全心投入工作。
领导者的六种策略一、帮经理人揣摩想像信念。鼓励他们把想法转变成具体的信念——对他们想要完成的事情以及他们将如何完成等等有一个清楚、鲜明的概念。二、让经理人对障碍有所准备。不要刻意对风险的可能性避重就轻,要让经理人在参与任务前就充分了解其潜在的成本及利益,让他们自问下面的问题,「从事这项计划对我个人而言需要付出什么?」、「我必须停止做些什么?」、「如果我不从事这项计划的话,我还能做些什么?」,然后请他们跟你解释为什么他们即使要付出成本,还想进行这项专案。三、鼓励经理人坦然面对矛盾。真正的投入需要经理人坦然面对他们的情绪,并反省自己对于信念是否能全心全意支持到底。请下面的人自问,「这个专案对我来说妥当吗?」及「我真的想做吗?」四、培养自由选择的文化。给经理人一些选择,并鼓励他们做抉择,然后放手让他们去做。找出新的方法来支持他们的行动,不对他们所做的一切加以定义或是擅做决定。同时对于目标与业绩标准不要有所妥协,让他们清楚知道选择与责任是相关的,透过监督与支持使他们对自己所做的选择负责。五、设立自我约束系统。如果经理人有权自由选择,他们也要守规矩,停止并改正错误的决定。
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